Voorbeeldbrief cameratoezicht en camerabewaking protocol VvE
Omdat steeds meer klanten ons vragen om mee te denken in het schrijven van protocollen, hebben wij hier een voorbeeldbrief welke kan dienen als standaard video/cameratoezicht en camerabewaking protocol binnen een VvE. Deze standaard brief mag u ook gebruiken als u geen camerabewakingssysteem heeft aangeschaft bij CameraInstallatie.nl.
Heeft u reeds een camerabewakingssysteem, maar bent u niet tevreden over de service of ondersteuning die u krijgt van uw huidige installateur? Wij nemen het onderhoud en de service graag over en helpen u verder! Neem contact met ons op voor meer informatie.
Standaard opzet video/cameratoezicht en camerabewaking protocol
1. Inleiding
Tijdens de algemene ledenvergadering van de vereniging van eigenaren [naam VvE] te [plaatsnaam] (vanaf nu te noemen: VvE) op [datum] is besloten tot aanschaf en ingebruikstelling van cameratoezicht.
Dit protocol geeft onder andere een beschrijving van de praktische uitvoering van het cameratoezicht, mede met het oog op de bescherming van de privacy van de bewoners en de bezoekers van ons complex. Het cameratoezicht geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de VvE.
2. Doelstelling
De VvE voert het beheer over de gemeenschap en ziet erop toe dat elke eigenaar en gebruiker de regels naleeft die zijn verwoord in de splitsingsakte, het splitsingsreglement en eventueel het huishoudelijk reglement. Eén van de belangrijkste taken van de VvE is het zorgen voor de instandhouding van het totale gebouw. Cameratoezicht wordt ingezet om aan onder andere dit doel bij te dragen.
Het cameratoezicht zal daarnaast, door de preventieve werking die er vanuit gaat, rust en een gevoel van veiligheid creëren onder de bewoners. Tot slot zal het cameratoezicht in geval van incidenten duidelijkheid kunnen verschaffen over de toedracht en daarmee samenhangen met een goede afhandeling ervan.
Concreet wordt het camerabewakingssysteem ingezet voor:
- Het verhogen van het algemene leefbaarheids- en veiligheidsgevoel van de bewoners;
- Het beschermen van eigendommen;
- Het voorkomen/minimaliseren van overlast;
- Het voorkomen/minimaliseren van vernieling en vandalisme;
- Het voorkomen/minimaliseren van criminele activiteiten;
- Het ondersteunen van private- en strafrechtelijke procedures.
3. Privacy
De camera’s werken 24 uur per dag en worden geactiveerd door bewegingen in de algemene ruimten van het complex. De beeldinformatie wordt digitaal vastgelegd en is daarmee een persoonsregistratie in de zin van de wet. De inzet van de camera’s vereist dan ook een integer gebruik en een uiterste bescherming van de privacy. Het bestuur en de beheerder van de VvE (VvE partners) zullen zeer zorgvuldig omgaan met de beelden om de privacy van de bewoners en hun gasten te waarborgen. De opgenomen beelden zullen op geen enkele wijze door de VvE openbaar worden gemaakt.
Op cameratoezicht is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De VvE heeft bij het Autoriteit Persoonsgegevens (AP) melding gemaakt van verwerking van persoonsgegevens middels digitale beeldopnamen. Via de website van de VvE wordt dit protocol ter beschikking gesteld aan ieder die daarin geïnteresseerd is.
Het bestuur van de VvE heeft bij alle algemene toegangsdeuren een logo opgeplakt waaruit blijkt dat er een camerabewakingssysteem gemonteerd is. De beelden worden enkel en alleen gebruikt voor de bovengenoemde doelen.
4. Procedure en bevoegdheden
De beelden kunnen slechts in de volgende gevallen bekeken en veiliggesteld worden voor onderzoek:
- Indien er een overtreding heeft plaatsgevonden van het huishoudelijk reglement;
- Indien er een strafbaar feit heeft plaatsgevonden.
Afhankelijk van de aard van de overtreding worden de volgende acties ondernomen:
- Overtreding van het huishoudelijk reglement (HR): het bestuur van de VvE neemt contact op met de beheerder. De bewuste bewoner, of aannemelijk aan de bewoners verwante overtreder, wordt door de beheerder op het gedrag aangesproken, op voorwaarde dat de camerabeelden een duidelijk signalement laten zien. Opgenomen beelden kunnen worden getoond aan de personen die op deze beelden voorkomen. Verder wordt volgens de bepalingen in het HR en boetereglement gehandeld.
- Vernieling en overige criminaliteit: het bestuur van de VvE doet altijd aangifte bij de politie. Beelden worden aan de politie overgedragen. Het bestuur van de VvE verhaalt de kosten van herstel zoveel als mogelijk op de dader.
Bevoegd tot het bedienen van de opnameapparatuur zijn de bestuursleden van de VvE, de beheerder en de installateur (CameraInstallatie.nl). Deze personen met uitzondering van de installateur zijn bevoegd opnames veilig te stellen op daarvoor bedoelde media of op papier. De installateur is daartoe alleen bevoegd indien dit in het kader van instructie of onderhoud gebeurt. In verband met privacy zullen de beelden slechts bekeken en veiliggesteld worden als er geen andere personen aanwezig zijn dan de bedieningsbevoegde personen en eventueel de vragende opsporingsambtenaar.
Iedereen die gefilmd wordt, heeft recht op inzage in de beelden. Om dit recht uit te oefenen volstaat een gemotiveerd verzoek aan het bestuur of de beheerder van de VvE. Er kan alleen aanspraak gemaakt worden op beelden van de persoon waar het verzoek van afkomstig is. De beelden worden alleen na vertoon van geldige legitimatie overgedragen. Het bekijken door en leveren van beelden aan politie/justitie vindt pas plaats na ontvangst van de schriftelijke vordering daartoe door de Officier van Justitie.
5. Installatie en bewaarduur
De recorder staat opgesteld in een afgesloten VvE-ruimte. Beelden kunnen in de betreffende ruimte en via een beveiligde internetverbinding geraadpleegd worden. Het camerabewakingssysteem is voorzien van een wachtwoord, dat alleen bekend is bij het bestuur en de beheerder van de VvE.
De opnameapparatuur bewaart de beelden automatisch. De beelden zullen, indien niet apart veiliggesteld vanwege redenen zoals in artikel 4 genoemd, na het vol raken van de opnameapparatuur automatisch overschreven worden. Hierbij zullen de oudste opnames als eerste worden overschreven.
6. Klachten
Klachten aangaande de camerabeveiliging en afhandeling van verzoeken om inzage en verstrekking, dienen ingediend te worden bij het bestuur van de VvE. Wanneer in onderling overleg niet tot een oplossing wordt gekomen, kan de betrokkene besluiten zijn klachten ter bemiddeling voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Slotbepaling
Als om een dringende reden van het protocol moet worden afgeweken, is het bestuur van de VvE bevoegd om hiertoe een besluit te nemen.
Mag de VvE camera’s plaatsen in en rondom het gebouw?
Steeds vaker worden binnen appartementencomplexen camera’s geplaatst om inbrekers te weren en vandalisme tegen te gaan. Dat op zich is te begrijpen, maar een eigen dak moet geen glazen huis worden. Camera’s kunnen immers ook de privacy van de bewoners en (welkome) gasten van een appartementencomplex aantasten. Het recht op privacy is een groot goed en vastgelegd in Artikel 10: Privacy van de Nederlandse Grondwet, dat luidt: ieder heeft, behoudens bij of krachtens de wet te stellen beperkingen, recht op eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer.
Met het plaatsen van camera’s binnen een appartementencomplex, ontstaat dus de interessante juridische discussie waar het recht op het beschermen van de eigendommen tegen ongenode gasten botst op het recht op privacy van bewoners en welkome gasten. De vraag is of dit is toegestaan, dan wel of dit in strijd is met de privacywetgeving.
Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) moeten bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In het vrijstellingsbesluit zijn echter een aantal verwerkingen opgenomen die niet behoeven te worden gemeld aan de AP. Dit is het geval indien het gaat om verwerking van persoonsgegevens met het oog op beveiliging van personen, gebouwen, terreinen, zaken etc. die zijn toevertrouwd aan de zorg van een verantwoordelijke door middel van het gebruik van een duidelijk zichtbare camera.
Daarbij geldt dat geen andere persoonsgegevens mogen worden verwerkt dan de gegevens met betrekking tot het tijdstip, datum en de plaats waarop de video-opnames zijn gemaakt. Verder mogen de persoonsgegevens alleen worden verstrekt aan degene die belast zijn met de zorg over het gebouw. Ook moeten de gegevens worden verwijderd, uiterlijk 4 weken nadat de opnames zijn gemaakt of na afhandeling van eventueel geconstateerde incidenten. Tot slot is het van belang dat bij het gebruik van camera’s duidelijk moet zijn aangegeven dat er sprake is van camerabewaking.
De beelden kunnen in beginsel als bewijs worden gebruikt voor het geval een onrechtmatige daad, dan wel strafbaar feit, wordt geregistreerd. Het is vervolgens aan de politie te besluiten wat zij met dit bewijs doen.
Voor het plaatsen van camera’s is een besluit nodig van de vereniging van eigenaren. Het is uiteindelijk bepalend welke artikelen zijn opgenomen in het splitsingsreglement van de VvE. Op basis van art. 37 lid 8 Modelreglement 1973, art. 38 lid 7 Modelreglement 1983, art. 38 lid 5 Modelreglement 1992 en art. 52 lid 5 Modereglement 2006, dient een besluit tot het plaatsen van camera’s in ieder geval met een gekwalificeerde meerderheid genomen te worden.
Het aanbrengen van een camera in een gebouw is dus toegestaan, mits wordt voldaan aan de hiervoor genoemde voorwaarden.
De voordelen van camerabewaking binnen een VvE
Een investering in een professioneel en kwalitatief hoogwaardig
camerasysteem biedt aanzienlijke voordelen ten opzichte
van het kiezen voor een goedkoop systeem dat wellicht niet
aan de verwachtingen voldoet.
- Betrouwbaarheid: Professionele camerasystemen zijn ontworpen om betrouwbaar te zijn en consistent te presteren. Ze gebruiken hoogwaardige componenten die bestand zijn tegen verschillende weersomstandigheden en omgevingen. Een goedkoper systeem kan falen op het moment dat u het het hardst nodig heeft.
- Duurzaamheid: Hoogwaardige systemen gaan over het algemeen langer mee. Ze zijn gebouwd met duurzaamheid in gedachten, wat betekent dat ze minder vaak onderhoud en vervanging nodig hebben. Dit kan op de lange termijn leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen.
- Beeldkwaliteit: Een professioneel systeem biedt superieure beeldkwaliteit, wat van cruciaal belang is bij het identificeren van personen, voertuigen en andere details op de beelden. Slechte beeldkwaliteit kan het nut van de camerabewaking sterk verminderen.
- Breder Gezichtsveld: Hoogwaardige camera’s hebben vaak een groter gezichtsveld en kunnen meer details vastleggen. Dit verhoogt de effectiviteit van het systeem, omdat het meer van het bewaakte gebied kan dekken.
- Nachtkijkmogelijkheden: Professionele systemen bieden vaak infraroodtechnologie voor betere nachtzichtmogelijkheden. Goedkopere systemen kunnen moeite hebben om duidelijke beelden te leveren bij weinig licht.
- Geavanceerde Functies: Kwalitatief hoogwaardige systemen kunnen geavanceerde functies bieden, zoals bewegingsdetectie, gezichtsherkenning en de mogelijkheid om beelden op afstand te bekijken via mobiele apps. Deze functies kunnen cruciaal zijn voor effectieve bewaking.
- Integratie en Uitbreidbaarheid: Professionele systemen kunnen vaak worden geïntegreerd met andere beveiligingssystemen, zoals toegangscontrole of alarmsystemen. Dit biedt een alomvattende beveiligingsoplossing en maakt toekomstige uitbreidingen gemakkelijker.
- Betere Ondersteuning: Bij professionele systemen is de klantondersteuning over het algemeen van hogere kwaliteit. Als u problemen ondervindt of vragen hebt, kunt u rekenen op tijdige en deskundige hulp.
- Privacy en Compliance: Goedkope systemen kunnen mogelijk niet voldoen aan de privacy- en compliancevereisten, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Professionele systemen bieden vaak betere opties om aan deze regelgeving te voldoen.
- Totale Kosten op de Lange Termijn: Hoewel de initiële investering in een professioneel systeem hoger kan zijn, zijn de totale kosten op de lange termijn vaak lager vanwege de betrouwbaarheid, duurzaamheid en verminderde onderhoudsbehoeften.
Het implementeren van camerabewaking binnen een
Vereniging van Eigenaren (VvE) kan diverse voordelen
opleveren en kan zeker de investering waard zijn.
- Verbeterde Veiligheid: Camerabewaking verhoogt aanzienlijk de veiligheid in en rondom het VvE-complex. Het stelt bewoners gerust, wetende dat er een extra laag bescherming is tegen criminele activiteiten, zoals inbraken, vandalisme en diefstal.
- Afschrikkende Werking: Het zichtbaar aanwezige camerabewakingssysteem heeft een afschrikkend effect op potentiële indringers. De wetenschap dat hun acties worden vastgelegd, kan velen ervan weerhouden om criminele activiteiten te ondernemen.
- Snellere Incidentrespons: In het geval van een incident kunnen de camerabeelden helpen bij het snel identificeren van daders en het verzamelen van bewijsmateriaal. Dit vergemakkelijkt een snellere reactie van de autoriteiten en minimaliseert de impact van incidenten.
- Bescherming van Gemeenschappelijke Ruimtes: Camerabewaking kan de gemeenschappelijke ruimtes zoals parkeergarages, hallen en recreatiegebieden beschermen tegen misbruik, vandalisme en andere schade.
- Beheer van Verkeer en Toegang: Camerabewaking kan worden geïntegreerd met toegangscontrolesystemen om het in- en uitgaande verkeer te beheren. Dit helpt bij het registreren van bezoekers en ondersteunt een georganiseerd beheer van de toegang.
- Bescherming van Eigendommen: Individuele eigenaren profiteren ook van de bescherming van hun eigendommen, zoals auto’s die in de gemeenschappelijke parkeerplaats staan. Dit kan de verzekeringskosten verlagen en de waarde van de eigendommen behouden.
- Langdurige Kostenbesparingen: Hoewel de initiële investering voor het opzetten van een camerabewakingssysteem hoog kan zijn, kunnen de langdurige kostenbesparingen opwegen tegen de initiële uitgaven. Minder incidenten van vandalisme en diefstal kunnen leiden tot minder noodzakelijke reparaties en vervangingen.
- Versterking van Gemeenschapsgevoel: De wetenschap dat er inspanningen worden geleverd om de veiligheid van het gehele complex te waarborgen, kan het gevoel van gemeenschap versterken. Dit kan leiden tot een positievere sfeer en betere relaties tussen bewoners.
- Toename van Vastgoedwaarde: Een veilig en goed beveiligd VVE-complex kan aantrekkelijker zijn voor potentiële kopers en huurders. Dit kan uiteindelijk leiden tot een toename van de vastgoedwaarde van de individuele eigendommen.
Bekijk onze andere nieuwsberichten
Onze werkwijze
Offerte aanvragen
U doet bij ons een vrijblijvende aanvraag voor uw persoonlijke offerte voor een camerasysteem, alarmsysteem of intercom. Aan de hand van uw aanvraag nemen wij contact met u op. Voor direct contact mag u ons natuurlijk ook bellen.
Advies op locatie
Wij komen graag bij u langs om uw persoonlijke situatie te bekijken en met u de mogelijkheden te bespreken. Vanuit hier kunnen wij een passend voorstel voor u maken welke aansluit bij uw persoonlijke wensen.
Montage camera’s
Het beveiligingssysteem zal door onze eigen monteurs vakkundig worden geïnstalleerd. Door onze kennis en passie voor techniek weten wij er een perfect plaatje van te maken. Na de montage zorgen wij dat alles naar wens zal functioneren.
Tevreden klant
Pas als u tevreden bent zijn wij voldaan! Wij zullen er dus ook alles aan doen de installatie bij u vlekkeloos te laten verlopen. Immers willen wij van u als klant een ambassadeur maken, want de mooiste reclame is mond-tot-mondreclame.
